活动准备：

1、与活动主办者洽谈。

2、向活动主办方提供活动接待策划方案和报价。

3、邀请活动主办者实地考察活动举办场所。

4、与活动主办者确认活动接待方案。

5、与活动主办者签订活动接待标准合同。

6、确认活动主办者预付活动订金事宜。

7、在活动举办前制定活动工作人员服务标准条例及活动接待手册。

8、准备活动资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、活动配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）

活动进行：

9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

10、活动酒店现场：活动秘书分发活动资料，来客接待。

11、活动秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、活动秘书在活动接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发活动礼品及房间派送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

14、提前确认活动代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

15、确认旅游公司为该活动提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

16、确认并保障活动期间会场防盗、消防等工作、参会代表的人、财、物等工作。

17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

18、协调活动期间的交通工具的安排。

19、代办活动代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。