办公场所开放式布局的概念始于德国,是指按照工作职能、业务活动和技术分工来确定组织员工的工作部门和工作团队、小组的区划布局,又称之为灵活布局。开放式布局又可分为全开放式办公环境设计和半开放式办公环境设计。全开放式办公环境设计是指一个完全敞开的大空间,没有任何隔板,整个办公环境设计空间一览无余,可以在办公环境设计的任何一个角度看到每位员工的座位。半开放式办公环境设计一般是用高低不等的软包装隔板区分开不同的工作部门,因为隔板通常只有齐胸高,因此,当人们站起身来时,仍然可以看到其他部门员工的座位。开放式办公环境设计内的每个办公位置通常包括办公桌椅、电脑、电话、文件柜、档案柜和办公文具等设备和用具。所有单个工作位置的组合主要是按工作运转流程和信息的流程来安排的,而每位员工的工作位置是由分配的任务决定的。
开放式办公环境设计的工作空间通常是由可移动的物件来确定的,因而工作位置可以根据需要移动、变化。这种设计为组织降低了成本,提高了工作效率。
开放式办公环境设计的主要优点有:
(1)降低建筑成本和能源成本。开放式设计提供了较大的灵活性,减少了照明等能源成本的损耗。
(2)提高了办公环境设计的空间利用率,节省了面积,使有限的空间能够容纳更多的员工。
(3)减少了交流的心理障碍,易于沟通,开放式的设计,管理者有更多的机会和员工接触,便于加深与员工的交流。
(4)更易于管理者对员工进行监督和指导。拆掉了墙壁,管理者能更直接地观察员工的行为,了解他们的工作状况。
(5)可以共享办公设备.形成集中化的管理和服务。
开放式办公环境设计也.有它的不足:(1)缺少单独办公的机会。一些管理层的人员抱怨开放式办公环境设计剥夺了他们单独办公的权利,感到降低了自己身份和地位。
(2)难于集中工作的注意力。部分员工感到在一个很大的办公区域里跟许多人一起工作,容易分散注意力,或感到自己的一举一动都在别人的监控之下,从而产生不适感。
(3)办公区域噪音太大。开放式设计会使隔壁工作人员的谈话声、电话铃声、办公设备的嘈杂声不绝于耳。
(4)难于保密。开放式办公设计不宜于会计和法律等部门进行有效的工作,因为这些部门需要高度保密。