可分为普通办公设备和专业办公设备。例如，几乎在所有办公室都能见到的传真机、打印机、复印机等就是普通办公设备。而邮局、银行、金融、财务、铁路、航空、建筑工程等机构和部门使用的有特殊构造和要求的设备被称为专业办公设备。例如，各种非标准尺寸（纸张幅面）的票据打印机、POS机（可传输信息和打印票据）、货币清分机、AMT及打印机等。
办公设备提倡主动维修，使机器的停机时间处于小，从而获得使用效率和价值。
复印机、打印机、传真机、证卡机等等是集光学、机械、电子技术为一体的精密办公设备，通过使用颗小的静电墨粉，利用静电原理，在感光材料上形成静电潜像，使微小的墨粉附在感光材料上，再将其转印到纸上从而得到需要副本。这个工序是利用静电的特性进行的。因此，在机器内部的传动部件、光学部件以及高压部件上容易附着纸屑、漂浮的墨粉等，但这些的存在只会影响复印的质量。若放任不管，会增加机器的驱动负荷，妨碍热量的排除，说不定也可能是造成机器故障的原因。
定期的维护保养，可以清除机器内部的污垢，在必要的部件上加注润滑油，清洁光学部件，改善复印品质量，将可能发生的故障消灭在萌芽状态，减少停机时间。
然而，办公设备具有专业性和技术性，对维修技术要求很高，根据仁通科技的研究数据，84%以上的办公设备损坏是由于操作和使用不当造成的，因此，一个企业要对办公行政人员做专门的办公设备维修和维护培训，或者采用办公设备外包的方式来解决。
办公室复印机复印操作技巧复印机复印各种单页文件，之前中国保修网简单介绍过整个复印机的运作以及一些简单的换纸，卡纸等小故障。在我们日常的办公生活中，经常会遇到这样那样的文件需要复印，有的要双面复印，也有的需要复印手稿，遇到这些情况，新手可能一时会不知所措。下面就保修网就介绍一下常见的办公室复印机复印技巧，不但让你提高工作效率，而且还可以节省纸张，减少浪费。
如何复印字迹不清的文件？上级的批示等往往都是直接用铅笔、圆珠笔等手书的，往往字迹深浅不一，甚至有时候打印的文件也会由于颜色不同，墨水不够等原因导致字迹不是十分清晰。这时候，我们要复印出比较好的文件就要控制复印的曝光量。如果遇到字迹、颜色较浅的情况，应该以以较浅的文字为条件，加大显影浓度，将浓度调节向加深的一端，以减小曝光量，使其显出。如果遇到的情况是很多图片等反差比较少的文件，我们应该将浓度调节向变淡的一侧来减小显影浓度使其更清晰。