以人为本 会场内可以多放一些绿色植物或者会议桌上摆放一些桌花，缓和会议气氛；会场内灯光明亮柔和；会场内每个人桌上准备一瓶矿泉水，一个杯子，会议时间如果长的话，可以设一个专门负责倒茶水的工作人员！
设置会议签到，会议导示牌，迎宾工作人员，让来宾少走弯路，提前告知洗手间的方位，有导示牌
讲台（足以放置水杯，书写文具，镭射笔等）
高度适中，且通向讲台走道有照明，讲台中央应有所进行的会议名称，和会议中心或会议宾馆名称。
话筒（无线话筒和固定话筒）
话筒事前调节好，音量不易过大
写字板及水笔
视听设备（计算机、投影仪、录像机、屏幕，音响设备，镭射笔，免费邮件服务，DVD空调，照明等）
活动策划具备公关职能
活动的策划往往是围绕一个主题展开的，这种主题大多是有关环保、节约能源等贴近百姓生活，能够获得广大消费者美誉度的：通过这些主题的开展，限度地树立起品牌形象，从而使消费者不单单从产品中获得使用价值，更从中获得精神层面的满足与喜悦：广告宣传尤其是公益广告的宣传有时也能够取得公关效应，但远不能与活动策划公关职能的实效性、立体性相比。
优势
活动策划的经济性优势
传统的广告宣传形式已经进入成熟期，包括广告宣传费用也越来越透明，价格折扣余地很小，企业通过广告宣传动辄需要成百上千万的广告费。与此相比，一次促销活动的成本远远小于广告费用，但又能够很快取得效果，同时更直接地接触到消费者，及时获得市场反馈。