代理记账机构必须使用专业的财务软件处理记账事宜， 财务软件需要到财政局备案方可使用，有的代理记账单位没有采用财政部批准的财务软件来替代手工记账。
代理记账机构应当与委托单位签订正式的委托代理合同
代理记账机构应当有一定数量的专业从业人员
代理记账机构应当有完整的工作流程以及有对流程非常熟悉的专业会计人员。
代理记账机构收费要合理且明确。
代理记账机构要有明确的服务项目及服务方式。
完善的财务交接
企业为什么需要代理记账呢
一是《税收征管法》和《会计法》规定，公司从成立之日起15日内，必须按会计法及会计准则，建立企业账册。
二是《代理记账管理暂行规定》规定，没有聘请具有从业资格的专职会计的，必须委托代理记账机构进行办理会计业务。
三是企业发展需要。一家企业从执照天开始，就需要有纳税申报义务，每月每季每年均需要定期向税务局报送报表，不管是否有经营均需定期报送。税收风险是一家企业自始至终的都有存在的。因此聘请一个专业机构是十分有必要。
代理记账的定义《会计法》第36条明确规定：“不具备设置条件的应当委托经批准设立从事会计代理记账业务的中介机构代理记账。”代理记账是指将本企业的会计核算、记账、报税等一系列的工作全部委托给专业记账公司完成，本企业只设立出纳人员，负责日常货币收支业务和财产保管等工作。
什么企业需要代理记账?
企业财务是否选择代理记账，取决于该企业是否具备配备专职会计人员的条件，这应该由各企业根据自身会计业务的需要自主决定。
一般来说，企业规模的大小、经济业务和财务收支的繁简程度、经营管理的财务要求等，是决定企业是否配备专职会计人员的主要因素。企业规模大、经济业务多、财务收支量大、随时需要经营数据的企业，一般应该单独设置财务会计机构，并配备专职财务会计人员。