POS系统基本原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上之条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息（单价，部门，折扣...）加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料（售价，部门，时段，客层）自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。
POS机是通过读卡器读取银行卡上的持卡人磁条信息，由POS操作人员输入交易金额，持卡人输入个人识别信息（即密码），POS把这些信息通过银联中心，上送发卡银行系统，完成联机交易，给出成功与否的信息，并打印相应的票据。POS的应用实现了信用卡、借记卡等银行卡的联机消费，保证了交易的、快捷和准确，避免了手工查询黑名单和压单等繁杂劳动，提高了工作效率。
磁条卡模块的设计要求满足三磁道磁卡的需要，即此模块要能阅读1/2、2/3、1/2/3磁道的磁卡。
3.1 pos机与银行的通讯异常
3.1.1、检查银行卡是否正常，如卡号、账户余额等；3.1.2、检查pos机网络或电话连接是否正常；3.1.3、如网络通讯异常，可以尝试切换至电话通讯或使用其他网络。
3.2 pos机的交易失败
3.2.1、检查pos机是否正常开机，是否已成功连接银行；3.2.2、检查银行卡是否过期，余额是否充足，密码及身份证等信息是否输入正确；3.2.3、联系银行确认是否接受相应交易。
3.3 pos机流水记录异常
3.3.1、检查pos机是否需要清空本次流水，如果需要及时清空；3.3.2、检查pos机的前置条件是否满足，网络是否正常；3.3.3、如果出现异常情况，及时查看和备份流水记录，并联系售后服务及时办理申请。
在pos机使用过程中需要注意一些事项，比如每天在使用前需要清洁pos机的触摸屏和按键，确保使用过程中的清洁卫生；在交易过程中需要仔细核对商品信息，防止误操作或者用户作弊。
POS机办理途径
1.银行办理：这种办理方式是免费的，但是办理手续比较繁琐，也要等待较长的审批时间；（银行一般只办理商户版POS机）
2.第三方支付公司旗下的代理商办理：可以通过国家颁发了支付牌照的第三方支付公司旗下的代理商办理，有牌照会正规些，资金也有保障；（代理商办理一定要认准正规一清机