录音整理依据内容可以划分为很多类型，如领导讲话录音整理、群众座谈录音整理、新闻访谈录音整理、审判辩论录音整理等。本文所说的讲话录音整理是指领导讲话录音整理，其内容是领导在某种特定环境下所作的有针对性的即兴发言，整理的目的是将领导讲话以文字语言的形式传达下去，使领导的管理意图和指示精神在工作中得到更好的贯彻，以强化执行力。

讲话录音整理是秘书工作的一项重要内容，能体现出秘书的工作水平和个人素质。讲话录音整理的重要性不言而喻，在实践中有很多需要把握的重要原则：领会讲话精神、力求符合原话、增删合情合理、坚持领导认可、加强理论学习等等。下面笔者结合工作实际，略谈领导即兴讲话录音整理中对内容的合理增删问题。

领导即兴讲话多是有感而发，会受到现场环境的影响，所以并不是每一句话都有实际意义；同时，即兴讲话的特点是思维跳跃，所以在语言表达上不一定系统连贯。因此，整理讲话录音时，应当对讲话内容进行适当的增删，以使整理稿符合行文要求。虽然讲话录音整理要把握“力求符合原话”这一重要原则，但是文稿整理者应该清醒地认识到：尊重原意不等于原封不动，力求符合原话不等于一字不改。合理地进行补充、删减以形成高质量的讲话稿，才是将讲话录音整理成文的终目的，也是检验秘书业务水平的一个重要标尺。

讲话录音整理的关键是要“合情”、“合理”。只有合情了，才能恰如其分，合乎原意；只有合理了，才能逻辑一致，行文优美。例如，“预研方面的技术牵头人要敢于提出技术上的意见，不要过分地听从行政方面的意见”，这句话的每一个字确实是领导在会议上所说的，无论从文法还是主旨上看都没有修改的必要，但是笔者在与领导沟通后发现，“不要过分地”说法略有不妥，于是将其修改为“不能仅仅”。几个字的修改反映了领导针对此事在逻辑判断和语气轻重上的变化，改后的用词更准确地表达了领导讲话的真实意思。

应该说，增什么、删什么没有的标准，要具体情况具体分析。

需要增加的内容主要有：（1）领导想要表达但没有表达到位的思想、观点等内容，必须进行适当补充，这样才能使领导想要表达的思想、观点更加完整、准确，才能使读者更加容易理解和接受。例如，领导讲话内容分为三个部分，录音整理时提炼出每一部分的中心句或概括句，以黑体形式置于每一部分的开头，使文稿结构清晰。如“，围绕核心人物，统筹各项工作……第二，加强自主管理，加大协调力度……第三，开启创新思维，推进领域拓展……”（2）特定事物的名称（如企业和部门的名称，政策和法律法规的名称等），领导在讲话时往往采用简称（如《中华人民共和国保守国家秘密法》简称为《保密法》），形成书面文稿时就得考虑其严肃性和严谨性，进行必要的补充。（3）现场听众人人皆知的情况，领导在讲话时会点到为止甚至省略不讲，整理成书面文稿则要考虑到行文的完整性及阅读范围扩大等因素，对相关内容进行必要的补充。

需要删减的内容主要有：（1）与主旨联系不密切的内容应大胆删减。因为即兴讲话思绪跳跃的缘故，难免出现与主旨联系不密切的内容，若是不加删减，书面文稿就会显得很凌乱，行文无章法。（2）不准确的内容应予校正。即兴讲话在引用数据、词句等内容时，可能会出现一些似是而非、张冠李戴的情况，整理文稿时必须仔细核实，合理删减或更正。（3）对于口语化内容，要认清口语与书面语的差异，删除口语或将其转化为书面语。例如“啊、呀、嗯”应删除，“××工作这块”应转化为“××工作方面”。总的来讲，增删内容必须以领导讲话的原意为基础，必须合情合理，必须对讲话主旨起到积极完善的功效，做到言之有物、言简意赅。